Poniżej przedstawiamy Państwu informacje związane z obowiązkami Beneficjentów w zakresie wykorzystania Modułu Korespondencja w systemie SL2014. Jest to bardzo istotna zmiana funkcjonalna dla beneficjentów realizujących projekty przy wsparciu środków UE.
Wymaganie art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, mówi o zapewnieniu funkcjonowania systemu teleinformatycznego (SL2014), za pomocą którego pełna komunikacja pomiędzy beneficjentami a właściwymi instytucjami będzie się odbywać drogą elektroniczną.
Zakres tej komunikacji jest szeroki i zawiera się w nim między innymi przekazywanie Wniosku o płatność czy danych na temat Personelu uczestniczącego w realizacji projektu oraz oczywiście wiele innych.
Bardzo istotnym elementem założeń związanych z komunikacją w systemie SL2014 jest Moduł Korespondencji. Wszyscy beneficjenci w umowie mają zapis mówiący o tym że od momentu podpisania umowy o dofinansowanie, całość korespondencji będzie odbywała się w systemie SL2014 za pośrednictwem modułu korespondencja.
Porównując te zobowiązanie beneficjenta do poprzedniej perspektywy finansowej, mówimy tutaj o całkowitym zrezygnowaniu bądź znaczącym ograniczeniu komunikacji za pośrednictwem skrzynek mailowych z opiekunem danego projektu a beneficjentem. Jeżeli beneficjent chce zadać pytanie do opiekuna projektu w zakresie sposobu realizacji, rozliczania czy potrzebuje przekazać dodatkowe pliki nie będzie wysyłał wiadomości ze służbowej skrzynki mailowej. Wszystkie te wiadomości powinny być wysłane za pośrednictwem systemu SL2014, przy zachowaniu odpowiednich procedur.
Dodatkowo, Beneficjent podpisując Umowę o dofinansowanie, zgadza się na to aby korespondencja w systemie SL2014 miała pełną skuteczność w przedmiocie projektu. Czyli jeżeli Państwo zadają pytanie poprzez stworzenie pisma lub wiadomości w systemie a opiekun udziela odpowiedzi w większości przypadków jest to równoznaczne z otrzymaniem takiej decyzji w wersji papierowej.
Moduł Korespondencji wykorzystywany jest również do przekazywania Beneficjentom informacji na temat poprawek do Wniosku o płatność. Nie otrzymają jej Państwo w żadnym innym miejscu, nie przyjdzie pocztą w wersji papierowej tak jak miało to miejsce w poprzedniej perspektywie finansowej. Nie są to oczywiście wszystkie kwestie związane z Modułem korespondencji i informacjami, które są w nim przekazywane.
Umowa o dofinansowanie określa również zakres korespondencji odbywający się poza systemem SL201, czyli w wersji papierowej. Zazwyczaj jest to następująca tematyka:
- zmiany treści umowy (aneksowanie), z wyłączeniem zmian do projektu;
- kontrole na miejscu przeprowadzane w ramach Projektu;
- dochodzenie zwrotu od Beneficjenta środków nieprawidłowo wydatkowanych, w tym prowadzenie postępowania administracyjnego w celu wydania decyzji o zwrocie środków.
Zakres ten może się różnić w zależności od Programu Operacyjnego, IW czy typu Beneficjenta. Jeżeli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na temat funkcjonowania korespondencji w systemie SL2014 oraz innych aspektów związanych ze zmianą sposobu rozliczania projektu i pracy w obowiązkowym systemie SL2014 zapraszamy na nasze szkolenia z tej tematyki: Specjalista ds. SL2014.