Projekty realizowane przy udziale finansowania z funduszy zewnętrznych, wymagają szczególnej staranności w zakresie planowania i zarządzania. Jednym z prostych i użytecznych narzędzi jest metoda SMART, która pomaga w jasnym wyznaczeniu celu, a co za tym idzie czyni go bardziej realnym do osiągnięcia. Metoda smart jest rekomendowana przez Komisję Europejską przy projektach.
W kontekście funduszy unijnych metoda może zostać wykorzystana już na etapie planowania samej inwestycji. Efekty pracy można doskonale wykorzystać przy przygotowywaniu dokumentacji projektowej, w częściach opisowych wniosku czy biznes planu. Wykonana praca na etapie przygotowania projektu, będzie tez przydatna w procesie zarządzania projektem w trakcie jego realizacji.
Nazwa metody SMART jest akronimem. W oryginalnej wersji poszczególne litery oznaczają: S-Specific, M-Measurable, A-Ambitious, R-Relevant, T-Timely.
Poniżej przeanalizujemy użycie metody SMART, dostosowanej do planowania inwestycji, budowania celów inwestycyjnych itp. Przy każdym z kryteriów będzie podany przykład.
S-Specific, czyli konkretnie określony, bardzo szczegółowy, niebudzący wątpliwości. W tym punkcie grupa pracująca nad wyznaczeniem celów powinna odpowiedzieć na podstawowe pytania: co chcemy osiągnąć, czemu ma służyć osiągnięcie celu, kto będzie zaangażowany w osiągnięcie celu/celów, czy cel będzie związany z konkretnym miejsce-jeśli tak to z jakim, w jaki sposób cel będzie osiągany oraz czy istnieją potencjalne przeszkody.
Przykład: Budowa sieci wodociągowej
Co?: Dostarczenie dobrej jakości wody pitnej dla mieszkańców gminy.
Czemu służy?: Realizacja celu przysłuży się poprawie zdrowia mieszkańców i jakości wody spożywanej przez mieszkańców gminy. Zapewni też stały i wygodny dostęp do wody.
Kto będzie odpowiedzialny za realizację: Urząd Gminy a w nim wydzielona Jednostka Realizująca Projekt, w której skład wchodzą doświadczeni i kompetentni pracownicy.
Miejsce realizacji projektu: Teren gminy.
Jak?: Na potrzeby realizacji celu zostanie stworzona wymagana dokumentacja oraz pozyskane środki unijne. Następnie inwestycja będzie realizowana zgodnie z założonym harmonogramem i obowiązującymi przepisami prawa.
M-Measurable, czyli mierzalny. Bardzo ważne jest aby nasz cel był możliwy do zmierzenia, aby można było sprawdzić stopień jego realizacji. W tym miejscu często rozpisujemy cel na mniejsze cele, można tez tutaj użyć pojęcia kamieni milowych.
Przykład:
Przy budowie sieci wodociągowej możemy bardzo łatwo stwierdzić stopień wykonania zadania. Jeśli inwestycja finansowana jest z funduszy unijnych, mamy tutaj z góry narzucone wskaźniki rezultatu oraz produktu. Przykładowym wskaźnikiem oże być ilość wykonanych podłączeń lub długość wybudowanej sieci. Można dodać tez wskaźniki robocze, takie które nie będą uwzględnione w dokumentacji projektowej ale pozwolą nam na lepszy pogląd sytuacji, może to być na przykład stopień wydatkowania środków, stopień realizacji zamówień, przeprowadzonych postępowań itp.
Te kryterium jest bardzo potrzebne w celu prawidłowego monitorowania postępu realizacji projektu, osiągania celu. Ma to bezpośrednie przełożenie na działania, które powinien podejmować zespół projektowy np. w przypadku opóźnień. Przykładową czynnością może być złożenie dokumentacji do odpowiedniej instytucji w celu aktualizacji harmonogramu bądź poziomu wskaźników.
A-Attainable, cel powinien być realny do osiągnięcia ale i ambitny. Należy zwrócić na to szczególna uwagę, gdyż jest to bardzo ważne w odniesieniu do powodzenia całej inwestycji ale tez i motywacji zespołu realizującego dany projekt. Trzeba zadbać o to, aby cel nie był zbyt ambitny i niemożliwy do osiągnięcia. Z drugiej strony jednak, powinien być wyzwaniem dla zespołu.
Przykład:
Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie czy założona długość planowanej do wybudowania linii wodociągowej oraz liczba przyłączeń jest realna do osiągnięcia. W tym celu dobrą praktyką jest przeprowadzenie konsultacji społecznych, ankiety skierowanej do mieszkańców terenu, który chcemy objąć inwestycją. Innym ważnym aspektem, który trzeba tutaj wziąć pod uwagę jest czas realizacji. Czy czas ten został skonsultowany z potencjalnymi wykonawcami, czy możemy znaleźć inwestycje referencyjną. Dobrze jest brać pod uwagę jak najwięcej czynników np.: czas uzyskania odpowiednich pozwoleń, sezonowość robót itp.
R-Relevant, to kryterium, które mówi nam, że sformułowany cel, musi być dla nas ważny. Dzięki temu łatwiej jest znaleźć zasoby potrzebne do osiągnięcia celu, zrealizowania inwestycji ale też pozytywnie wpływa na motywację zespołu realizującego projekt. Jeśli mamy przekonanie, że projekt jest słuszny i zgodny z przekonaniami zaangażowanych osób, osiągnięcie celu będzie łatwiejsze.
Przykład:
W przypadku realizacji inwestycji polegającej na budowie sieci wodociągowej nie ma możliwości jej realizacji jeżeli nie będziemy przekonani o jej potrzebie i pozytywnym wpływie na otoczenie. Dodatkowym aspektem jest tutaj przekonanie społeczeństwa do wykonywania przyłączy, podniesienie świadomości społecznej na temat ochrony środowiska. Bez zadbania o edukację nie osiągniemy zakładanych wskaźników a co za tym idzie cel nie zostanie zrealizowany w pełni. Istnieje potrzeba jasnego zapisania, dlaczego ta inwestycja jest ważna dla rozwoju gminy i społeczeństwa.
T-Time-bound, czyli nasz cel musi dać się zamknąć w ramy czasowe. Trzeba dokładnie określić kiedy projekt zacznie być realizowany oraz kiedy planowane jest jego zakończenie. W przypadku projektów realizowanych przy udziale środków unijnych, będziemy mogli te założenia wykorzystać w harmonogramie.
Przykład:
Budując sieć wodociągową przy wsparciu środków z UE mamy z góry określone ramy czasowe rozpoczęcia i zakończenia inwestycji. Jednak w projekcie nie uwzględnia się często czasu potrzebnego na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej, uzyskanie pozwoleń, ponieważ są to czynności, które wykonywane są w pierwszej kolejności. Data zakończenia projektu zawarta w harmonogramie może się przesunąć, ponieważ zawsze mogą zdążyć się nieoczekiwane trudności i przeszkody, ważne aby reagować w odpowiednim czasie. Oprócz daty rozpoczęcia i zakończenia warto mieć na uwadze kilka dat pośrednich, które będą stanowiły kamieni milowe w inwestycji, np. uzyskanie stosownych pozwoleń, zakończenie prac ziemnych itp. Dodatkowo w terminach można też zawrzeć okres trwałości projektu wymagany przepisami prawa.
Metoda SMART jest jednym z narzędzi zarządzania projektami, który rekomenduje Komisja Europejska. Jest to szczególnie istotne gdyż Nowa Perspektywa 2014-2020 przyniosła zmiany w postaci większego nacisku na cel projektu i jego uzasadnianie.
Należy pamiętać, że sposób wyznaczania celów znacząco wpływa na ich realizację a w rezultacie na powodzenie inwestycji. Metoda SMART jest bardzo przydatna w przypadku celów krótkookresowych i średniookresowych.
Więcej informacji o zastosowaniu narzędzi z dziedziny Zarządzania, mogą państwo znaleźć na szkoleniach organizowanych przez Centrum Kształcenia Sektora Publicznego, głównie na Zasadach przygotowywania i realizacji projektów POIiŚ w Nowej Perspektywie 2014-2020.