System SL2014 to nowość wprowadzona w Perspektywie Finansowej 2014-2020. Do korzystania z systemu SL2014 zobowiązani są wszyscy beneficjenci POIiŚ, POIR, POPC, POPW, POWER oraz większości Regionalnych Programów Operacyjnych. Oczywiście od obowiązku stosowania systemu SL2014 może wystąpić odstępstwo w bardzo szczególnych przypadkach.
Obowiązek stosowania systemu SL2014 w perspektywie finansowej wynika w pierwszej kolejności z Rozporządzenia (UE) 1303/2013. Przede wszystkim mowa tutaj o art. 125 ust. 2 lit. d) rozporządzenia: „Zapewnienie realizacji funkcji instytucji zarządzającej: ustanowienia systemu teleinformatycznego w którym są gromadzone, rejestrowane i przechowywane dane dotyczące każdej operacji w zakresie niezbędnym do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu”.
Dodatkowo art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 nakłada na instytucję obowiązek: „Zapewnienienia funkcjonowania systemu teleinformatycznego, za pomocą którego pełna komunikacja pomiędzy beneficjentami a właściwymi instytucjami będzie się odbywać drogą elektroniczną”.
Oczywiście nie jest to jedyny dokument, w którym mowa o przedmiotowym systemie. Można tutaj jeszcze wspomnieć Ustawę o zasadach realizacji programów operacyjnych polityki spójności dofinansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020,
Jednak z punktu widzenie beneficjenta najlepiej odwołać się od Umowy o dofinansowanie. W pierwszym etapie ubiegania się o środki UE, podmioty korzystają z różnego rodzaju generatorów wniosków aplikacyjnych lub składają dokumentację w wersji papierowej. Podmioty, których dokumentacja zostanie pozytywnie oceniona i zostaną skierowanie do otrzymania wsparcia, podpisują umowę o dofinansowanie. Jest to bardzo ważny moment ponieważ od tego czasu zaczynają obowiązywać wszelkie prawa oraz obowiązki beneficjenta. Informacja o tym, że beneficjent będzie musiał korzystać z systemu SL2014 jest zawarta wprost w umowie. Zakres i rodzaj czynności wykonywanych w systemie SL2014 jest szczegółowo określony i może się różnić. Najważniejsze kwestie to oczywiście składanie Wniosków o płatność oraz komunikacja dotycząca projektu. Najczęściej w Uod jest zapis, że całość komunikacji dotycząca projektu ma odbywać się poprzez system SL2014 w module korespondencja. Nie będziemy korzystali już ze służbowych skrzynek pocztowych przy wymianie informacji z opiekunem projektu czy Instytucją, z którą mamy podpisaną umowę, ale będzie się ona odbywać w SL2014.
Należy też pamiętać, że już w momencie podpisania umowy o dofinansowanie powstają pewne obowiązki związane z systemem SL2014. Wielu beneficjentów będzie musiało w ciągu kilku tygodni złożyć pierwszy Wniosek o płatność, najczęściej sprawozdawczy, oraz prawie wszyscy będą zobowiązani do niezwłocznego wprowadzenia Harmonogramu płatności dla realizowanego projektu. Są to czynności, które bez odpowiedniego przygotowania i poznania systemu mogą przysporzyć wiele trudności.
Aby możliwe było rozpoczęcie pracy w systemie SL2014, każdy Beneficjent musi nadać odpowiednie uprawnienia wybranym przez siebie osobom. Beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność za czynności wykonywane w SL2014.
Jeżeli chcą Państwo bardzo dokładnie poznać specyfikę pracy w SL2014 oraz dowiedzieć się w jaki sposób zarządzać uprawnieniami do pracy w systemie oraz jak zbudować najbardziej efektywny zespół w tym zakresie, zapraszamy na szkolenia z Centralnego Systemu Teleinformatycznego SL2014 organizowane przez Centrum Kształcenia Sektora Publicznego.